مدیریت پروژه چیست و با چه ابزاری پیاده سازی می‌شود؟

مدیریت یکی از پرکاربردترین کلمات روز است. می‌توان قبل از کلمات مختلف آن را استفاده کرد. مانند مدیریت زمان، مدیریت مالی، مدیریت کلان، مدیریت استراتژی، مدیریت منابع انسانی و … .

نمی‌خواهم وارد معنی لغوی دو قسمت مختلف، یعنی مدیریت و پروژه شوم. برعکس مفهوم و تعریف این اصطلاح را بررسی خواهیم کرد.

تعریف مدیریت

بهترین تعریفی که برای کلمه «مدیریت» سراغ دارم این است: مدیریت کاری است که باید در زمان مشخصی با گروهی از افراد انجام شود. در لابلای این تعریف چند مفهوم مستتر نیز وجود دارد. مانند کیفیت و هزینه مطلوب انجام آن کار. در واقع ما با استفاده از مدیریت پروژه می‌خواهیم کاری را در زمان معین با کیفیت مطلوب و هزینه مشخص از پیش تعیین شده انجام دهیم.

چرا به مدیریت پروژه نیاز داریم؟

هر شخص در طول زندگی خود با چندین پروژه خرد و درشت مواجه بوده است. برای مثال پروژه خرید مایحتاج خانه یا پروژه ساخت یک پالایشگاه. یعنی ما در طول روز هفته ماه یا سال، درگیر پروژه‌های مختلف هستیم و فقط بزرگی آنها با هم متفاوت است.

پروژه خرید مایحتاج خانه

فرض کنید می‌خواهیم برای خانه خرید انجام دهیم. در سه حالت مختلف این خرید را بررسی می‌کنیم. در حالت اول می‌خواهیم شیر و ماست بخریم.  در این صورت به نزدیکترین فروشگاه یا مغازه مراجعه کرده و خرید خود را انجام می‌دهیم. در حالت دوم علاوه بر شیر و ماست یک لیست ۲۰ قلمی از حبوبات گرفته تا شوینده‌ها را می‌خواهیم تهیه کنیم. این بار باید لیست به دقت تنظیم شود تا چیزی فراموش نشده و از قلم نیفتد. در مرحله دوم اگر قرار است کلیه اقلام از یک فروشگاه تامین شود، باید فروشگاه مد نظر انتخاب شود. و در صورتی که تعدادی از اقلام در فروشگاه موجود نبود، فروشگاه دوم انتخاب شود. حالت سوم علاوه بر اقلام اشاره شده میوه و پوشاک نیز جزء برنامه خرید است. در این صورت باید محل‌های خرید به دقت انتخاب شده و طبق نقشه انتخاب محل‌ها و زمان مناسب هرکدام اقدام شود. برای مثال، میوه طرف صبح کیفیت و تازگی بیشتری دارد و پوشاک بوتیک‌ها بعد از ظهر برای خرید مناسب‌تر هستند. لذا باید برنامه‌ریزی کرد.  مثال بالا برای درک لزوم نقشه راه برای حالت‌های پیچیده را نشان می‌دهد. بدیهی است که اگر کارهای لیست کردن و انتخاب محل‌ها را از قبل انجام ندهیم چه اتفاقی می‌افتد. اولین احتمال صرف وقت و هزینه بیشتر خواهد بود، البته اگر چیزی فراموش نشده باشد.

روند اجرای پروژه

اگر بخواهیم با مثال خرید روند اجرای پروژه را تحلیل کنیم در می‌یابیم که در هر سه حالت یک روند مشترک داریم:

۱- لیست اقلامی که باید خرید شود،

۲- انتخاب فروشگاه،

۳- انتخاب زمان مناسب برای خرید.

اما در حالت اول نیازی به نوشتن، تحقیق و برنامه‌ریزی نداریم و هر سه مورد را به صورت ذهنی می‌توان حل کرد. در حالت دوم کمی نیاز به نوشتن و برنامه‌ریزی داریم. اما حالت سوم را نمی‌توان بدون برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی زمانی و یا ریالی به پایان خوش رساند. کلیه پروژه‌های مشابه تقریباً روند یکسانی دارند و تفاوت در اندازه پروژه است. اما آنچه بدیهی است لزوم نیاز به برنامه دقیق برای پروژه‌های بزرگ است.

چرا در مقابل نوشتن مقاومت می‌کنیم؟

دلیل اصلی این که ما ایرانیان اهل نوشتن و برنامه‌ریزی نیستیم، شاید مسائل فرهنگی باشد. بیشتر دوست داریم عمل کنیم. نوشتن و برنامه‌ریزی را نوعی اتلاف وقت می‌دانیم. اما با توجه به شواهد و نتایج ثبت شده در نمودار زیر، تاثیر برنامه‌ریزی دقیقی در مدیریت پروژه را در می‌یابیم. همانطور که می‌بینیم هر چقدر زمان برای برنامه‌ریزی صرف کنیم از آن طرف زمان برای اجرای پروژه کاهش می‌یابد و برعکس. البته این روند تا ابد ادامه ندارد و در منطقه B به اشباع می‌رسد و هر چقدر زمان برنامه‌ریزی بیشتر شود تاثیری در زمان اجرا نخواهد داشت.

البته لازم به ذکر است که در شرایط مساوی (منظور از شرایط مساوی این است که مدت زمان صرفه‌جویی شده در اجرا صرف برنامه‌ریزی شود) باز هم بهتر است برنامه‌ریزی کنیم.

با یک مثال دیگر ادامه می‌دهم. فرض کنید درگیر پروژه ساخت یک کشتی نفتکش هستیم. تغییر جای موتورخانه روی کشتی سخت‌تر است یا روی نقشه؟ کدام یک هزینه کمتر و زمان کمتری نیاز دارد؟ حتی اگر از نظر زمانی هر دو به یک زمان واحد نیاز داشته باشند از نظر هزینه، کار روی نقشه هزینه کمتری خواهد داشت.

ابزارهای مدیریت پروژه

اگر به اندازه کافی به اهمیت برنامه‌ریزی پروژه اعتقاد پیدا کرده‌ایم، حال زمان آن رسیده که ابزارهای مربوط به این کار را بشناسیم. ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارد، ولی یکی از آن‌ها به نظر من بسیار ساده و کاربردی است و هر شخصی می‌تواند از آن به سادگی استفاده نماید. این ابزار گانت چارت (Gantt chart) نام دارد. گانت چارت  شامل محور زمان و محور وظایف و کارها است. محور افقی زمان را نشان می‌دهد و محور عمودی لیست کارهای مربوط به پروژه را مشخص می‌کند. هر اندازه ستون عمودی دقیق‌تر و مسلط نوشته شود، نشان می‌دهد که ما از جزئیات اجرای پروژه و لیست کارهایی که برای انجام پروژه لازم است، اطلاعات کافی داریم. به این مسئله نیز توجه کنید که در بارهای اول ممکن است کارها طبق گانت چارت پیش نرود این یک امر طبیعی است ولی هر بار با ارزیابی و بهبود مستمر به یک گانت چارت دقیق دست پیدا خواهیم کرد.

چرخه عمر یک پروژه

چرخه عمر یک پروژه معمولاً به چهار قسمت

۱- برنامه‌ریزی،

۲- مهیاسازی،

۳- اجرا،

۴- تکمیل

تقسیم می‌شود. پیشنهاد می‌شود این موارد در گانت چارت آورده شود و تحقیقات کافی درباره مدت زمان انجام آن به عمل آید. توجه داشته باشید که ترتیب چرخه عمر پروژه نیز مهم است برای مثال بخش مهیاسازی تاثیر بسیار زیادی در کیفیت و زمان اجرا خواهد داشت.

مشخص کردن افراد مسئول

پس از آنکه لیست کارها تکمیل شد حال زمان آن است که افراد درگیر در این پروژه را مشخص کنیم. در این بخش انتخاب می‌کنیم که چه کسانی وظیفه انجام چه کاری را دارند. برای چه کارهایی نیاز به استخدام افراد داریم و چه کارهایی را به فریلنسرها محول خواهیم کرد. در این بخش برای کارهای مهم بهتر است همیشه یک شخص جایگزین نیز در نظر گرفته شود تا در صورت بروز مشکل بلافاصله از آن شخص استفاده شود.

هزینه‌ها

هزینه‌ها جزء جدایی ناپذیر یک پروژه است. هر کاری بخواهیم انجام دهیم هزینه در برخواهد داشت. این هزینه‌ها می‌تواند شامل مراحل مختلف چرخه پروژه باشد. مهیاسازی و اجرا ارکان اصلی پروژه‌ها را تشکیل می‌دهند. در این زمینه نیز بهتر است قبل از اقدام، تحقیقات و برآوردهای لازم انجام شود و بودجه‌بندی پروژه مشخص گردد تا در روند اجرای آن خللی ایجاد نشود. فرمول زیر نشان‌دهنده رابطه سه پارامتر کیفیت هزینه و زمان است.

کیفیت = هزینه + زمان

(حفظ تعادل در مدیریت پروژه در منطقه ایده آل اتفاق می افتد)

با فرض دستیابی به کیفیت ثابت، اگر زمان را کاهش دهیم، هزینه افزایش پیدا می‌کند و برعکس، در صورتی که پارامترهای زمان و هزینه را افزایش دهیم، کیفیت افزایش پیدا می‌کند. در حالت کلی ما باید نقطه بهینه مربوط به پروژه خود را پیدا کنیم و با توجه به بودجه مالی در نظر گرفته شده برای پروژه پروژه را مدیریت کنیم.

ارزیابی

ارزیابی یکی از مهم‌ترین کارهایی است که پس از اتمام پروژه باید صورت گیرد. ارزیابی به ما کمک خواهد کرد در پروژه‌های بعدی بهتر عمل کنیم. باید در انجام پروژه به چرخه بهبود مستمر دست پیدا کنیم. این چرخه به این صورت عمل می‌کند که در پروژه عوامل مثبت و منفی را شناسایی کرده و در پروژه‌های بعدی سعی در برجسته کردن عوامل مثبت و رفع عوامل منفی کنیم. در هر بار می‌توانیم چند قدمی در جهت بهبود برداریم. اما اگر این قدم‌ها مستمر باشد بعد از چند پروژه، به نقطه ایده‌آل خود خواهیم رسید.

ابزارهای دیگر مدیریت پروژه

برای مدیریت پروژه ابزار بسیاری در دسترس است بسته به اندازه پروژه و سمت اجرایی ما باید ابزار مناسب را انتخاب کنیم. گانت چارت یک ابزار بسیار کاربردی است که تقریباً هر شخصی می‌تواند از آن استفاده کند. در صورت تمایل به آشنایی بیشتر با این ابزارها می‌توانید با مقالات بعدی بیزینس رایزر همراه باشید.